Der Erstgespräch-Fragebogen

Die sieben Fragen, die vor jedem Website-Projekt geklärt sein müssen — mit dem „warum” hinter jeder Frage, den Antworten, bei denen du hellhörig wirst, und dem, was du danach tust.

Für alle, die Websites bauen: Freelancer, Einsteiger, kleine Agenturen. Zum Ausdrucken und Mitnehmen — die letzte Seite ist die Ein-Blatt-Version.

Von Henry Prill · Madebyprill · Instagram: @made.by.prill

Du bist auf der anderen Seite? Wenn du gerade eine Website bauen lässt, ist dieses Dokument trotzdem nützlich — es zeigt dir, was ein guter Anbieter fragen sollte. Die passende Liste für dich ist aber die Website-Vorbereitungs-Checkliste (Instagram-Kommentar: CHECKLISTE): dort steht, was du vorbereitest, damit dein Projekt schnell durchläuft.

1. Wie du das Gespräch führst

Die Reihenfolge ist der eigentliche Trick. Die meisten Erstgespräche starten beim Design — Farben, Schriften, „so ähnlich wie die hier”. Das fühlt sich produktiv an und ist der teuerste Fehler im ganzen Projekt: Man entwirft zwei Wochen lang an einem Budget vorbei, das nie gepasst hat, oder plant Bildstrecken für einen Betrieb, von dem es kein einziges brauchbares Foto gibt.

Deshalb: erst Rahmen, dann Geschmack.

• Dauer: 20–30 Minuten reichen. Die sieben Fragen selbst brauchen zehn.
• Format: Telefon oder Video ist völlig okay. Wichtiger als der Kanal ist, dass du mitschreibst.
• Ein Blatt. Dieses hier, ausgedruckt. Es signalisiert dem Gegenüber, dass du einen Prozess hast — das allein hebt dich von der Hälfte der Konkurrenz ab.
• Erst am Ende über Design reden. Wenn Rahmen, Material und Ziel stehen, ist das Designgespräch plötzlich kurz und konkret.
• Nicht im Erstgespräch: ein fester Preis. Du sammelst Informationen, du verhandelst nicht. Der Preis kommt schriftlich, nach dem Gespräch.

2. Die sieben Fragen

Frage 1 — Budget

„Noch keinen Festpreis ausmachen — aber habt ihr eine grobe Spanne, wie viel ihr bereit seid auszugeben? Sonst reden wir mehrere Wochen aneinander vorbei.”

Warum zuerst: Weil sie entscheidet, ob es das Projekt überhaupt gibt. Jede Minute, die du vor dieser Frage investierst, ist eine Wette.

Warum als Spanne: „Was darf es kosten?” klingt nach einer Prüfung und die häufigste Antwort ist „Was kostet es denn?” — eine Schleife, aus der keiner rauskommt. Eine Spanne ist leichter zu beantworten, weil sie sich nicht wie eine Festlegung anfühlt. Wenn gar nichts kommt, dreh es um und nenn selbst zwei Zahlen: „Die meisten Projekte in dieser Größe liegen bei X bis Y — passt das grob in euren Rahmen?”

Was die Antwort verrät:

• Eine konkrete Spanne → das Projekt ist real und schon intern besprochen.
• „Kommt drauf an, was Sie anbieten” → Umfang ist noch unklar. Weiter zu Frage 4, dann zurück.
• „So günstig wie möglich” → rote Flagge. Hier wird nicht in eine Website investiert, hier wird eine Ausgabe minimiert. Das sind die Projekte mit den meisten Runden pro Euro.

Was du danach tust: Die Spanne notieren — wörtlich, nicht interpretiert. Sie ist die Grundlage deines Angebots und die Antwort auf jede spätere „geht da nicht noch schnell…”-Frage.

Notiz: ______________________________________________

Frage 2 — Fotos

„Gibt es echte Fotos — vom Betrieb und von euren Referenzen? Die sind das Wichtigste auf der Seite. Und wenn nein: Wer macht sie, und bis wann?”

Warum sie an Position 2 steht: Weil fehlendes Material erfahrungsgemäß der häufigste Verzögerungsgrund überhaupt ist. Nicht das Design, nicht die Technik — die Bilder. Ein Projekt, das auf Fotos wartet, steht komplett still, und zwar oft wochenlang.

Der entscheidende Teil ist der zweite Satz. „Haben Sie Fotos?” wird fast immer mit „ja, irgendwas haben wir” beantwortet. Das ist keine Antwort. Frag nach: Wie viele? Wie alt? Kann ich sie sehen — jetzt, im Gespräch?

Was die Antwort verrät:

• Ein Ordner mit aktuellen, hochauflösenden Fotos → das Projekt kann sofort starten.
• „Wir haben was auf Facebook” → Handyfotos in Bildschirmauflösung. Für eine Website meist unbrauchbar. Jetzt ansprechen, nicht in Woche drei.
• „Das machen wir noch” ohne Namen und ohne Datum → das ist ein Nein mit Verzögerung.
• Gar nichts → kein Ausschlusskriterium, aber ein Termin gehört ins Angebot: ein halber Tag mit einem Fotografen, terminiert, parallel zum Design.

Was du danach tust: Verantwortliche Person + Datum notieren. Ohne beides gibt es keinen belastbaren Zeitplan — und du sagst das im Gespräch offen: „Der Termin für die Fotos ist gleichzeitig der Termin für den Launch.”

Notiz: Fotos vorhanden? ☐ ja ☐ teilweise ☐ nein · Wer: __________ · Bis wann: __________

Frage 3 — Texte

„Wer schreibt die Texte — bin ich dafür verantwortlich, du, oder gibt es jemand anderen, der das machen soll?”

Warum: Zweithäufigster Stillstandsgrund. Texte werden von fast allen unterschätzt: Sie klingen nach einer Nachmittagsaufgabe und dauern dann drei Wochen, weil niemand gern über sich selbst schreibt.

Der Satz, auf den du achtest, ist „machen wir noch”. Ohne Namen und Datum heißt das in der Praxis: nie.

Was die Antwort verrät:

• „Wir schreiben selbst, bis Datum X” → gut, aber gib eine Struktur mit (die Vorbereitungs-Checkliste, siehe Ende). Stichpunkte reichen, das musst du dazusagen — sonst wartet man auf den perfekten Text.
• „Können Sie das übernehmen?” → das ist ein Zusatzauftrag, kein Gefallen. Gehört als eigene Position ins Angebot. Viele Anbieter verschenken hier stillschweigend mehrere Tage Arbeit.
• „Wir übernehmen die von der alten Seite” → einmal anschauen, bevor du zustimmst. Meist ist das der eigentliche Grund, warum die alte Seite nicht funktioniert hat.

Was du danach tust: Zuständigkeit + Datum notieren. Wenn du die Texte schreibst: als Position ins Angebot, mit eigenem Preis.

Notiz: Texte von: ☐ Kunde ☐ mir (= Zusatzposition) ☐ Dritten · Bis wann: __________

Frage 4 — Anfragen

„Soll die Website Anfragen bringen — oder nur gut aussehen?”

Warum: Weil ohne diese Antwort Deko gebaut wird. Eine Seite ohne definierte Aufgabe ist eine Broschüre — sie kann hübsch sein und trotzdem nichts bewirken. Und du hast keinen Maßstab, an dem sich das Projekt später messen lässt.

Die Frage ist bewusst zugespitzt. „Nur gut aussehen” ist eine legitime Antwort (Referenz-Seite, Marken-Auftritt) — aber sie muss ausgesprochen werden, sonst erwartet der Kunde in drei Monaten Anfragen von einer Seite, die nie dafür gebaut wurde.

Wenn die Antwort „Anfragen” ist, frag direkt nach dem Weg: Anruf, Anfrageformular, Buchung, Bestellung? Diese Antwort bestimmt fast alles danach — die Startseiten-Struktur, was in die Kopfzeile kommt, was mobil an erster Stelle steht.

Was die Antwort verrät:

• Eine klare Handlung → alles Weitere ordnet sich ihr unter, und du hast bei jeder Design-Diskussion ein Argument, das nicht Geschmack ist.
• „Einfach mal präsent sein” → häufig, aber unbrauchbar. Hak nach: „Wenn nächste Woche jemand die Seite sieht — was soll er tun?”
• Drei Ziele gleichzeitig → rote Flagge. Eine Seite, die anrufen, buchen und bestellen lassen will, macht nichts davon gut. Lass priorisieren.

Was du danach tust: Ein Hauptziel schriftlich festhalten. Ein Satz. Der steht später oben in deinem Angebot und beendet jede Grundsatzdiskussion in Runde drei.

Notiz: ☐ Anfragen (wie: __________) ☐ Repräsentieren · Hauptziel: ______________________

Frage 5 — Emotionen

„Welche Emotionen soll die Website beim Besucher auslösen — und wie soll sie das Unternehmen repräsentieren?”

Warum: Das ist die Design-Frage, gestellt, bevor über Farben geredet wird. „Modern und schlicht” sagt jeder; „der Besucher soll sich sicher fühlen” oder „wir wollen hochwertiger wirken, als wir groß sind” ist eine Arbeitsanweisung. Aus der Antwort leitest du Typografie, Bildsprache und Tempo der Seite ab — und kannst jeden Entwurf später daran messen statt an Geschmack.

So bekommst du eine brauchbare Antwort: Lass in Gegensatzpaaren wählen — seriös oder locker? laut oder ruhig? nahbar oder exklusiv? Drei Paare reichen. Und frag nach dem Kunden dahinter: „Wie soll sich jemand fühlen, der zum ersten Mal auf der Seite landet?”

Was die Antwort verrät:

• Ein klares Gefühl → du hast dein Design-Briefing in einem Satz. Spiegle es zurück: „Sicher und hochwertig heißt für mich viel Ruhe, wenige, große Bilder — passt das?”
• „Machen Sie, was modern ist” → Vorsicht: Wer kein Bild von sich hat, erkennt sich in keinem Entwurf wieder. Rechne mit mehr Runden — oder begrenze sie im Angebot.
• Widersprüche („exklusiv, aber für jeden”) → jetzt auflösen, nicht im dritten Entwurf.

Was du danach tust: Die zwei, drei Gefühls-Wörter in den Worten des Kunden notieren. Die liest du vor jedem Entwurf noch mal — und zitierst sie bei der Präsentation. Nichts macht Feedback-Runden kürzer.

Notiz: ______________________________________________

Frage 6 — Partner

„Bist du der Einzige, mit dem ich spreche — oder gibt es Mitpartner, die bei dem Thema mitentscheiden?”

Warum: Weil jede Runde doppelt wird, wenn im Gespräch nicht alle Entscheider sitzen. Du präsentierst, bekommst Feedback, setzt um — und dann sieht es zum ersten Mal jemand, der bisher nicht dabei war und eine eigene Meinung hat. Das ist keine Feedback-Runde mehr, das ist ein Neustart.

Die Frage ist unangenehm und deshalb überspringen sie fast alle. Sie ist trotzdem die billigste Versicherung im ganzen Gespräch — zehn Sekunden gegen mehrere Tage.

Was die Antwort verrät:

• Eine Person, die im Gespräch sitzt → bester Fall. Sag es ruhig laut: „Perfekt, dann klären wir alles direkt hier.”
• „Das schaue ich mir mit meinem Partner an” → die Person muss ab jetzt in jedem Termin dabei sein. Freundlich vorschlagen, nicht abwarten.
• „Das geht dann durch die Geschäftsführung” → längere Freigabewege einplanen und im Zeitplan sichtbar machen.
• Mehr als zwei Entscheider → im Angebot die Zahl der Feedback-Runden begrenzen. Sonst zahlst du die Meinungsvielfalt aus der eigenen Tasche.

Was du danach tust: Namen notieren. Und wenn jemand fehlt: den nächsten Termin gleich mit ihm zusammen ansetzen.

Notiz: Entscheider: __________________ · Alle im Gespräch: ☐ ja ☐ nein

Frage 7 — Hosting & Wartung

„Hosting — ja oder nein? Wollt ihr, dass ich die Website monatlich betreue und warte, oder macht ihr das selber?”

Warum: Zwei Gründe. Erstens ist das wiederkehrendes Geschäft — Hosting und Pflege sind planbare monatliche Einnahmen, und die Frage gehört ins erste Gespräch: dort klingt sie wie ein Teil des Angebots, am Launch-Tag wie ein Nachschlag. Zweitens zwingt sie den Kunden, über das Danach nachzudenken — die meisten haben darauf keine Antwort, und genau das ist deine Chance.

Direkt mitklären — das Bestehende: Wem gehört die Domain heute, wo liegt die alte Seite, und läuft die Geschäfts-E-Mail über dieselbe Domain? Der letzte Punkt ist der gefährlichste: Ein Umzug, der die Firmen-E-Mail abschaltet, ist der einzige Fehler, den dir niemand verzeiht. Und Zugangsdaten zu beschaffen dauert regelmäßig ein bis zwei Wochen — das klärst du jetzt, nicht am Launch-Tag.

Was die Antwort verrät:

• „Übernehmen Sie das” → Retainer. Preis und Umfang (Updates, Änderungen, Backups) als eigene Position ins Angebot.
• „Machen wir selber” → legitim, aber kläre, wer es konkret ist und ob die Person das schon mal gemacht hat. „Unser Azubi macht das” ist ein Risiko, das du schriftlich festhalten willst.
• „Das hat damals jemand für uns gemacht” (Domain/Zugänge) → Zeitpuffer einplanen und den Kunden heute beauftragen, die Person zu kontaktieren.

Was du danach tust: Hosting-Entscheidung + Zugänge-Beschaffung als Aufgaben mit Datum festhalten — nicht als Nebensatz.

Notiz: Wartung: ☐ ich (monatlich: __________) ☐ Kunde · Domain bei: __________ · E-Mail über die Domain: ☐ ja ☐ nein

3. Drei Zusatzfragen für größere Projekte

Die sieben oben gelten immer. Bei allem, was über eine einzelne Seite hinausgeht, kommen diese drei dazu:

8. „Wie viele Seiten sollen es werden?” Startseite plus Leistungen, Über uns, Kontakt? Oder eine Seite pro Leistung? Der Umfang bestimmt den Preis direkter als jede andere Angabe — bei mir läuft es über eine Startseite plus einen Aufschlag pro Unterseite. Ohne Seitenzahl ist die Budget-Frage nur zur Hälfte beantwortet.

9. „Welche Websites gefallen dir — und was genau daran?” Der erste Teil der Frage ist fast wertlos, der zweite Gold: Drei Links sagen dir nichts, „man sieht sofort, was die machen” sagt dir alles. Frag auch nach einer Seite, die nicht gefällt — Ablehnung wird präziser formuliert als Zustimmung. Notiere die Begründungen, nicht die Links. (Bei kleinen Projekten deckt Frage 5 das meiste davon ab.)

10. „Gibt es ein Datum?” Eröffnung, Saisonstart, Messe, ein auslaufender Vertrag. Ein echtes Datum macht aus „bis wann?” eine Zahl — und ist gleichzeitig der beste Hebel, um Fotos und Texte pünktlich zu bekommen. Gibt es keins, sag es offen: dann bestimmt der Kunde selbst über das Tempo, und zwar über Frage 2 und 3.

4. Was du im Erstgespräch nicht sagst

• Keinen festen Preis. „Das kostet ungefähr…” wird als Zusage gehört und du erfährst nie wieder eine ehrliche Budget-Spanne. Du sammelst Informationen, das Angebot kommt schriftlich.
• Kein Fertigstellungsdatum, solange Fotos und Texte nicht terminiert sind. Jeder Termin, den du vor Frage 2 und 3 nennst, ist geraten.
• Keine Kritik an der alten Seite. Oft hat sie jemand aus der Familie gebaut. Beschreib stattdessen, was die neue können soll.
• Kein „das ist kein Problem” auf alles. Zustimmung zu allem wirkt nicht kompetent, sondern beliebig. Ein „das würde ich anders lösen, und zwar deshalb” ist im Erstgespräch mehr wert als jedes Portfolio.
• Keine Fachbegriffe. CMS, Deployment, Hosting-Stack — davon hat niemand etwas. Sprich über das, was der Kunde am Ende sieht und bekommt.

5. Direkt nach dem Gespräch

Innerhalb von 24 Stunden eine kurze Zusammenfassung schicken. Fünf bis zehn Zeilen, keine Formalität — sie erledigt drei Dinge auf einmal: Missverständnisse fallen sofort auf, Zuständigkeiten werden schriftlich, und du wirkst organisiert, bevor du eine einzige Zeile gebaut hast.

Rein gehören:

1. Die Aufgabe der Seite in einem Satz (aus Frage 4) + die Gefühls-Wörter (aus Frage 5).
2. Umfang und Budget-Rahmen, so wie du ihn verstanden hast (aus Frage 1 und 8).
3. Wer liefert was, bis wann — Fotos, Texte, Zugänge (aus Frage 2, 3 und 7).
4. Der nächste Schritt mit Datum.

Und häng die Website-Vorbereitungs-Checkliste an — die Liste, die dem Kunden zeigt, was er vorbereiten soll. Das ist der Punkt, an dem aus einem netten Gespräch ein Projekt mit Tempo wird.

6. Die Ein-Blatt-Version (zum Ausdrucken)

Projekt: ____________________ Datum: __________ Ansprechpartner: ____________________

Nach dem Gespräch: ☐ Zusammenfassung in 24 h raus ☐ Vorbereitungs-Checkliste mitgeschickt ☐ nächster Termin steht ☐ Angebot bis __________

Das Fazit

Diese zehn Minuten am Anfang sind der billigste Teil des ganzen Projekts — und der einzige, den man nicht nachholen kann. Wer sie überspringt, merkt drei Wochen später, dass das Budget nie gepasst hat oder dass es keine einzige verwendbare Aufnahme gibt. Wer sie stellt, hat ab Tag eins einen Zeitplan, der hält.

Die Fragen sind in zehn Minuten geklärt — und sparen dir später Stunden.

Du lässt selbst gerade eine Website bauen? Dann ist das hier dein Prüfstein: Fragt dein Anbieter das nicht, weiß er nicht, was er tut. Die passende Liste für deine Seite ist die Website-Vorbereitungs-Checkliste — kommentier CHECKLISTE unter einem meiner Posts, dann kommt sie per DM.

Du baust Websites und willst mal drüber reden? Schreib mir auf Instagram: @made.by.prill