Die Mahnungs-Vorlage

Offene Rechnungen freundlich & bestimmt eintreiben — in 3 Stufen, copy-paste-ready.

Bereitgestellt von Madebyprill · @madebyprill

So nutzt du die Vorlage

1. Platzhalter ersetzen — alles in [ECKIGEN KLAMMERN] durch deine Daten austauschen.
2. Stufe wählen — fang freundlich an (Stufe 1). Zahlt der Kunde nicht, eskalierst du Stufe für Stufe.
3. Kurz prüfen, dann senden — du behältst immer die Kontrolle. Die Vorlage (oder die KI) schreibt den Entwurf — abschicken tust du selbst.

💡 Ganz unten findest du den KI-Prompt, mit dem du jede dieser Mails in unter 2 Minuten automatisch erstellen lässt — statt sie jedes Mal von Hand zu tippen.

Stufe 1 — Freundliche Zahlungserinnerung

Ton: locker, geht von einem Versehen aus. Noch keine „Mahnung”.

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [RECHNUNGSNUMMER]

Sehr geehrte[R_SUFFIX] [ANREDE] [KUNDE_NACHNAME],

sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] über [BETRAG] € ist seit dem [FÄLLIGKEITSDATUM] fällig und bis heute noch nicht bei uns eingegangen.

Wir möchten Sie freundlich bitten, den offenen Betrag bis zum [NEUE_FRIST] auf folgendes Konto zu überweisen:

[KONTOINHABER] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER]

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie diese Erinnerung selbstverständlich als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen [DEIN_NAME] [FIRMA] · [KONTAKT]

Stufe 2 — 1. Mahnung

Ton: sachlich und bestimmt. Konkrete Frist, erster Hinweis auf Folgen.

Betreff: 1. Mahnung – Rechnung [RECHNUNGSNUMMER]

Sehr geehrte[R_SUFFIX] [ANREDE] [KUNDE_NACHNAME],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [DATUM_ERINNERUNG] konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang für die Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] über [BETRAG] € feststellen.

Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag bis spätestens [NEUE_FRIST] zu begleichen.

[KONTOINHABER] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER]

Bitte beachten Sie, dass nach Ablauf dieser Frist Verzugszinsen anfallen können und uns weitere Schritte vorbehalten bleiben.

Mit freundlichen Grüßen [DEIN_NAME] [FIRMA] · [KONTAKT]

Stufe 3 — 2. und letzte Mahnung

Ton: ernst, unmissverständlich. Letzte Frist vor weiteren Schritten.

Betreff: 2. und letzte Mahnung – Rechnung [RECHNUNGSNUMMER]

Sehr geehrte[R_SUFFIX] [ANREDE] [KUNDE_NACHNAME],

leider müssen wir feststellen, dass die Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] über [BETRAG] € trotz Zahlungserinnerung und Mahnung weiterhin offen ist.

Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist bis zum [NEUE_FRIST].

Sollte der Betrag bis dahin nicht vollständig bei uns eingegangen sein, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung an ein Inkassobüro übergeben bzw. gerichtliche Schritte einleiten. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.

[KONTOINHABER] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER]

Mit freundlichen Grüßen [DEIN_NAME] [FIRMA] · [KONTAKT]

Befülltes Beispiel (so sieht Stufe 1 fertig aus)

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung 2026-0142

Sehr geehrter Herr Mustermann,

sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung 2026-0142 vom 15. Mai 2026 über 890,00 € ist seit dem 29. Mai 2026 fällig und bis heute noch nicht bei uns eingegangen.

Wir möchten Sie freundlich bitten, den offenen Betrag bis zum 20. Juni 2026 auf folgendes Konto zu überweisen:

Max Mustermann e.K. IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 Verwendungszweck: 2026-0142

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie diese Erinnerung selbstverständlich als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Mustermann Handwerk · info@mustermann.de

🤖 Bonus: Der KI-Prompt

Kopier diesen Prompt in ChatGPT oder Claude, füll deine Daten ein — und du bekommst die fertige Mail in Sekunden. Genau so mache ich es.

Du bist mein Büro-Assistent. Schreib mir eine professionelle E-Mail auf Deutsch:
höflich, aber bestimmt. Gib mir Betreffzeile + fertigen Text, ready to send.

Art: [freundliche Zahlungserinnerung / 1. Mahnung / letzte Mahnung]

Daten:
- Mein Name / Firma: [...]
- Kunde (Anrede + Name): [...]
- Rechnungsnummer: [...]
- Rechnungsdatum: [...]
- Betrag: [...] €
- Fällig seit: [...]
- Neue Zahlungsfrist: [...]
- Meine Zahlungsdaten (IBAN): [...]

Regeln: Erfinde keine Daten. Wenn eine Pflichtangabe fehlt, frag einmal kurz nach,
bevor du schreibst. Schick die Mail NICHT ab — gib mir nur den Entwurf zum Prüfen.

Der Trick: Die KI fragt nach, wenn was fehlt, und gibt dir nur den Entwurf. Du liest kurz drüber und schickst selbst ab. Volle Kontrolle, null Risiko.

⚖️ Kurzer Hinweis

Das ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Gut zu wissen: In Deutschland kommt dein Kunde laut § 286 Abs. 3 BGB i. d. R. automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug — eine Mahnung ist dafür nicht zwingend nötig (bei Verbrauchern nur, wenn auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde). Sie ist aber gute Praxis und hält die Kundenbeziehung sauber. Bei größeren Beträgen oder Streitfällen: Steuerberater oder Anwalt fragen.

Diese Mahnung von Hand zu schreiben kostet dich jedes Mal ~10 Minuten. Mein System macht sie in unter 2 — und übernimmt auch den Rest deiner Routine-Mails.

Willst du wissen, was sich in deinem Business automatisieren lässt? → Schreib mir auf Instagram @madebyprill.